Hlavní funkce skautIS

Evidence osob a členů

Centrální databáze osob (členů i nečlenů v kontaktu s organizací).
Evidence členské základny – stav členství, platnost, role.
Historie členství a přehled vazeb na oddíly, střediska a další jednotky.
Možnost správy kontaktů a základních údajů o osobě.

Business rules:

Rodné číslo (RČ) slouží jako primární mechanismus deduplikace členů - musí být unikátní v celém systému.
Rozhodný den pro věk a kategorie: 31. leden aktuálního roku (určuje, do které věkové kategorie člen patří).
Editace údajů: Členi nad 15 let mohou editovat své údaje sami. U mladších to dělají rodiče přes webové rozhraní nebo vedoucí jednotky.
Bezpečnostní kód: Každá osoba má přiřazený unikátní bezpečnostní kód, který slouží pro bezpečné přesuny mezi jednotkami.

Správa organizačních jednotek (OJ)

Hierarchie jednotek: ústředí → kraj → (okres) → středisko → oddíl → (družina).
Přiřazování členů k jednotkám a rolím (vedoucí, rádce, člen atd.).
Správa oprávnění a přístupů podle jednotky a role.
Evidence kontaktních a organizačních údajů jednotek.

Pravidla hierarchie:

Oddíl (výchovná jednotka - VJ) musí spadat pod právě jednu základní organizační jednotku (ZOJ – středisko/přístav).
Oddíl nemůže patřit pod více středisek současně.
Hostování: Členové mohou v jiných jednotkách "hostovat" (dočasná účast bez změny primární příslušnosti).
Změna nadřazenosti: Při dělení nebo převodu jednotky schvaluje příslušná rada a sněm.

Registrace členské základny

Registrace nových členů do systému a do konkrétních jednotek.
Aktualizace údajů při změnách (přestupy, ukončení členství).
Podpora hromadných operací a reportů pro vedení jednotek.

Workflow registrace:

Papírová přihláška: Vedoucí ručně přepíše údaje do skautISu.
E-přihláška: Rodič obdrží unikátní odkaz → vyplní data → vedoucímu se v agendě e-přihlášek objeví záznam → vedoucí potvrdí přijetí. Členství oficiálně vzniká až zápisem do skautISu.

Stavy členství:

Rozpracovaná: Jednotka edituje registraci, ještě není finální.
Odevzdaná: Registrace předána nadřízené úrovni ke kontrole.
Platná: Po kontrole a převzetí vyšší jednotkou/ústředím.

Rok členství:

Kalendářní rok (1. ledna - 31. prosince).
Rozhodný den pro věkové kategorie: 31. leden.

Přestupy mezi jednotkami:

S bezpečnostním kódem: Pokud nový vedoucí zná bezpečnostní kód osoby (od původního vedoucího nebo od člena s účtem), může převod provést sám okamžitě.
Bez kódu: Podává se žádost na ústředí (KÚJ), které ji schválí do cca 3 dnů.
Historie: Kvalifikace a historie členství jsou vázány na entitu "Osoba" a přenáší se automaticky při přestupu.

Správa nemovitostí a základen

Evidence skautských základen, kluboven a nemovitostí.
Údaje o vlastnictví, pronájmu, adresách a kontaktech.
Propojení s agendou majetku a případně s rezervacemi/užíváním.

Tábory a akce

Evidence táborů a dalších akcí (srazů, výprav, školení).
Propojení s místem konání, jednotkou a účastníky.
Podpora plánování a vyhodnocování akcí v rámci jednotky.

Hlášenka tábora (kritické pro IZS):

GPS souřadnice - přesná lokalizace tábora.
Termín konání.
Vedení: hlavní vedoucí, zdravotník/lékař.
Počty: děti a dospělí.
Rozpočet akce.
Integrace s IZS: Portál tabory.izscr.cz přebírá data ze skautISu pro lokalizaci tábora při krizových situacích (povodně, požáry). Aplikace Záchranka má přístup k GPS a kontaktům probíhajících táborů.

Zdravotní údaje účastníků:

Evidují se v profilu člena a v táborové e-přihlášce: alergie, pravidelné léky, zdravotní omezení.
Uchovávání: Po dobu platnosti (např. lékařský posudek 2 roky).
GDPR režim: Vidí je jen přímí vedoucí akce a zdravotník.
Citlivá data podléhají přísnému auditnímu logu.

Kapacity a účastníci:

Satelitní systémy (SRS) řeší limity a waitlisty pro velké akce.
SkautIS u táborů umožňuje schvalování/odmítání účastníků vedoucím.

Dotace

Evidence a správa žádostí o dotace (např. MŠMT, kraje, obce).
Propojení s akcemi a jednotkami pro doložení účelu.
Podpora workflow pro podání a vyřízení žádostí.

Workflow dotace:

Vytvoření žádosti: Jednotka vytvoří žádost ve skautISu.
Odevzdání: Změna stavu na "Odevzdaná" (předání k posouzení).
Schválení: Ústředí nebo příslušný dotační orgán (MŠMT) schválí.
Vyúčtování: Po realizaci akce jednotka vyúčtuje prostředky.

Výstupy:

Systém generuje hospodářské výkazy (jednoduché/podvojné účetnictví).
Seznamy dotovaných dokladů pro kontrolu a audit.

Pojištění

Správa pojištění v rámci organizace (členové, akce, majetek).
Evidence sjednaných pojistek a jejich platnosti.
Propojení s osobami, jednotkami a akcemi dle potřeby.

Správa majetku

Evidence movitého majetku (vybavení, inventář).
Přiřazení majetku k jednotkám, základnám nebo akcím.
Přehled o stavu, údržbě a případném vyřazení.

Elektronické přihlášky do organizace

E-přihlášky nových členů do Junáka – českého skauta.
Elektronický průběh od vyplnění až po schválení a založení v evidenci.
Snížení administrativní zátěže pro žadatele i pro jednotky.

Detailní workflow:

Generování odkazu: Vedoucí oddílu vygeneruje unikátní přihlašovací odkaz ve skautISu.
Vyplnění rodiči: Rodič obdrží odkaz (email/web) a vyplní údaje o dítěti.
Odevzdání: Po vyplnění se přihláška zobrazí vedoucímu v agendě "E-přihlášky" se stavem "vyplněná".
Schválení: Vedoucí zkontroluje údaje a potvrdí přijetí.
Vytvoření členství: Systém automaticky vytvoří záznam Osoby a Členství ve stavu "rozpracovaná".
Oficiální členství: Vzniká až zápisem do skautISu (ne pouhým vyplněním formuláře).

Táborové e-přihlášky

Elektronické přihlášky na tábory a vybrané akce.
Evidence účastníků, plateb a zdravotních/administrativních údajů.
Propojení s evidencí táborů a akcí ve skautIS.

Propojení s Google službami

Integrace s Google Workspace (např. e-maily, kalendáře, disky) pro jednotky nebo centrální služby.
Možnost jednotného přihlášení nebo synchronizace dat podle nastavení Junáka.

Otevřená data (opendata.skaut.cz)

Veřejně dostupná data z skautIS v podobě otevřených dat.
API nebo exporty pro analýzy, vizualizace a třetí aplikace.
Transparentnost a využití dat mimo samotný skautIS.

Reporting a výstupy:

Zpráva z registrace: Roční statistiky o celé organizaci (počty členů, nové vstupy, odchody, věkové kategorie).
Přehledy odvodů: Členské příspěvky jednotlivých úrovní (oddíl → středisko → okres → kraj → ústředí).
Výchovná struktura: Hierarchie a velikost jednotek, obsazenost funkcí.
Absolventi akcí: Seznamy účastníků vzdělávacích akcí a získané kvalifikace.
Formáty exportu: Anonymizované datasety dostupné ve formátech CSV pro analytiku.